Digitalizacja dokumentacji – co to jest i dlaczego warto to robić
W dobie szybkiego rozwoju technologia cyfrowa, w coraz większym stopniu, obejmuje wiele dziedzin naszego życia: od finansów i biznesu po podróże i wypoczynek. Dlatego logiczne jest wykorzystanie wszystkich zalet digitalizacji. Digitalizacja dokumentacji to jedna z najlepszych opcji, która sprawia, że przepływy dokumentów, w firmach lub między firmami, są tanie, wygodne i szybkie.
Co to jest digitalizacja dokumentacji
Digitalizacja jest procesem polegającym na przekształceniu analogowych informacji w cyfrowe. Przykładem digitalizacji dokumentów jest przekształcenie odręcznego tekstu na format cyfrowy. Wszystko, co jest na papierze, może być w pełni cyfrowe, właśnie dzięki digitalizacji.
Niski koszt przetwarzania
Pierwszym powodem digitalizacji dokumentów jest niski koszt przetwarzania danych: gdy dane zostaną skonwertowane do wygodnego formatu, przetwarzanie będzie tańsze. Główną ideą jest to, że jeśli dysponujesz dużą ilością danych, nie musisz delegować ich przetwarzania pracownikom. Dzięki oprogramowaniom do przetwarzania danych jest to znacznie tańsze. Cały proces przetwarzania zdigitalizowanych danych wymaga mniej zasobów: inżynierów, środków finansowych i czasu.
Pełna dostępność
Chcesz sprawnie współpracować z zespołem lub uzyskać podpis na ważnym dokumencie? To już nie stanowi żadnego problemu. Nie masz potrzeby zwoływać zespołu, by wspólnie pracować nad projektem, czy umawiać się na spotkanie w celu uzyskania podpisu. Obecnie możesz korzystać z podpisów elektronicznych i udostępniać dokumenty, aby wykonywać swoją pracę znacznie szybciej. Ponadto, nie musisz martwić się, że zapomnisz zabrać ze sobą ważnego dokumentu lub nie prześlesz jego skanu e-mailem. Zapisuj wszelkie dokumenty w chmurze i uzyskuj do nich dostęp z dowolnego miejsca i z dowolnego urządzenia, nawet jeśli jesteś offline.
W trosce o środowisko
Ponieważ wszystkie materiały są dostępne online, drukarki zaczynają przechodzić w zapomnienie. Co to oznacza? Przede wszystkim koniec marnowania papieru na drukowanie dokumentów i utylizowania arkuszy z powodu nieprawidłowego wydruku. Ponadto, odejście od drukarek będzie dla Twojej firmy lub domu oszczędnym zjawiskiem, przecież same drukarki, czy tonery nie należą do tanich.
Magazynowanie danych w chmurze
Jednym z problemów z papierowymi dokumentami jest to, że muszą być przechowywane w jednym miejscu, we właściwej kolejności, co może zajmować dużo powierzchni. Ponadto możesz narazić się na ryzyko utraty lub uszkodzenia dokumentów (pożar, powódź, kradzież). Zatem dlaczego nie magazynować ważnych dokumentów w bezpieczniejszym miejscu?
Bezpieczeństwo w chmurze jest zbiorem zasad technologii i oprogramowań, które chronią dane przechowywane w Internecie. Ochrona danych w chmurze wymusza staranność od centrów danych, jak i zabezpiecza całą infrastrukturę chmury bez ponoszenia kosztów konserwacji sprzętu. Ponadto, dostawca chmury ma za zadanie ułatwienie bezpiecznego przechowywania danych oraz ich szybkiego wyszukiwania.
Technologia ototax.cloud
Z właśnie takiego, bezpiecznego oprogramowania korzysta Biuro Rachunkowe Ototax. Wszelkie dokumenty rozliczeniowe przechowywane są w bezpiecznej chmurze z dostępem 24/7. Ponadto, Ototax oferuje opiekę księgowego i doradztwo prawne. Możesz przesyłać dokumenty online przez bezpieczną chmurę, dostarczyć je osobiście do biura, a nawet zamówić bezpłatnie jednym kliknięciem kuriera, który dostarczy je za Ciebie. Tak skonstruowana usługa, obecnie dostępna jest jedynie w naszym Biurze Rachunkowym Ototax dla komfortu i wygody pracy. Tylko od Ciebie zależy jaką formę wybierzesz.
Nawet jeśli będziesz dostarczać dokumenty papierowe, przejdą one proces digitalizacji w Ototax. Będziesz mieć do nich cyfrowy dostęp 24/7, a wszystkie dokumenty będą ułożone chronologicznie z możliwością szybkiego odczytu lub pobrania na dysk. W Ototax dbamy o środowisko, szybki obieg dokumentów i ich bezpieczeństwo.
Dowiedz się więcej: Biuro rachunkowe online
Polecamy: Biznes bez papieru
