Załóż konto

Umowa o świadczenie usług księgowych przez Ototax

zawarta w dniu . . . w Pszczynie pomiędzy:

Krzysztofem Opeldusem prowadzącym Biuro Rachunkowe Ototax, z siedzibą w Pszczynie przy ulicy Sznelowiec 2, 43-200 Pszczyna, posiadającym numer identyfikacji podatkowej NIP: 6272536479, będącym czynnym podatnikiem podatku VAT i posiadającym numer REGON: 242942944, adres do kontaktu i korespondencji (Obsługa Klienta i Dokumentów): Biuro Rachunkowe Ototax, ul. Sznelowiec 2, 43-200 Pszczyna

zwanym dalej „Ototax”

a Zamawiającym:

. . .

zwaną/ym dalej „Klientem”, zwanymi dalej łącznie „Stronami”.

§1

Przedmiotem niniejszej Umowy jest świadczenie usług księgowych, w ramach prowadzonego przez Ototax Biura Rachunkowego na rzecz osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą w formie comiesięcznej usługi na rzecz Klienta na podstawie dostarczonych przez Klienta do Ototax dokumentów umożliwiających spełnienie tego świadczenia. Zakres i formę realizowanych świadczeń określa Regulamin, który stanowi integralną część niniejszej Umowy, która może być rozpatrywana tylko łącznie z Regulaminem.

§2

Umowa zostaje zawarta na czas nieokreślony, a pierwszym okresem świadczenia przez Ototax usług jest zamknięty przez Klienta Miesiąc księgowy, zgodnie z definicją określoną w pkt. 2.8. Regulaminu lub miesiąc kalendarzowy o którym mowa w pkt. 10.4. Regulaminu.

§3

Odpowiedzialność Ototax w związku ze świadczeniem usług opisanych w Umowie następuje od dnia zaksięgowania przez Ototax opłaty za pierwszy okres wybranego przez Klienta Abonamentu określonego w pkt. 2.7. Regulaminu. Zasady odpowiedzialności oraz jej wyłączenia są określone w pkt. 6. Regulaminu.

§4

W celu realizacji niniejszej umowy Ototax dostarczy Klientowi oprogramowanie internetowe o którym mowa w pkt. 2.4. Regulaminu, które służy do rozliczeń księgowych i kontaktu pomiędzy Klientem a Ototax.

§5

Zakres funkcjonalności oprogramowania o którym mowa w §4 niniejszej Umowy, wysokość opłat za Abonament i czynności dodatkowe są określone w Cenniku o którym mowa w pkt. 2.6. Regulaminu.

§6

Klient oświadcza, że zapoznał się z Regulaminem oraz Cennikiem usług Ototax i akceptuje zawarte tam postanowienia.

§7

Klient jest zobowiązany do regularnego opłacania wybranego Abonamentu oraz kosztów dodatkowych wynikających z Cennika lub indywidualnych ustaleń Stron zgodnie z warunkami określonymi w pkt. 10. Regulaminu.

§8

Komunikacja pomiędzy Klientem a Ototax odbywa się za pomocą funkcji Q&A w ramach dostarczonego Klientowi przez Ototax oprogramowania oraz drogą e-mail, telefoniczną oraz korespondencyjną zgodnie z warunkami określonymi w pkt. 9. Regulaminu.

§9

Klient ma możliwość dostarczania Dokumentów elektronicznie, za pomocą przesyłki kurierskiej oraz osobiście pod adresem: ul. Sznelowiec 2, 43-200 Pszczyna zgodnie z warunkami określonymi w pkt. 8. Regulaminu.

§10

Niezależnie od sposobu dostarczania Dokumentów o którym mowa w §9 niniejszej Umowy, sporządzanie dokumentacji księgowej Klienta odbywa się na bieżąco w formie elektronicznej, do której Klient ma dostęp podzielony na okresy księgowe. Dokumentacja księgowa, w dowolnym czasie obowiązywania niniejszej Umowy jest możliwa zarówno do odczytu, jak i do pobrania przez Klienta na dysk lokalny, z dowolnego urządzenia z dostępem do internetu, po zalogowaniu się do systemu Ototax, w zakładce „Moja księgowość”, a jeśli Klient wybrał prowadzenie dokumentacji w wersji papierowej uzyska od Ototax dokumentację papierową po zakończonym roku podatkowym.

§11

Klient upoważnia Ototax do wykonywania wszelkich czynności wynikających z realizacji niniejszej Umowy, a zwłaszcza do rozliczeń jego działalności gospodarczej i składania w jego imieniu deklaracji na warunkach określonych w pkt. 7.6. Regulaminu.

§12

Umowa może być rozwiązana zgodnie warunkami określonymi w pkt. 11. Regulaminu.

§13

Prawem właściwym dla niniejszej Umowy jest prawo polskie. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej Umowie i Regulaminie znajdują zastosowanie odpowiednie prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności przepisy Kodeksu Cywilnego. Strony zobowiązują się załatwiać spory wynikłe na tle realizacji niniejszej Umowy w sposób polubowny. W przypadku braku porozumienia w sporze, spór zostanie poddany pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego właściwego miejscowo dla stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej przez Ototax.

§14

Jeżeli jakiekolwiek z postanowień niniejszej Umowy i Regulaminu okaże się z jakichkolwiek względów nieważne, nieskuteczne lub niewykonalne, Strony będą współpracowały w celu usunięcia nieważnych lub bezskutecznych postanowień niniejszej Umowy mając na względzie intencje i zamiar istniejący w chwili podpisania niniejszej Umowy.

§15

Klient wyraża zgodę na przetwarzanie jego danych na potrzeby realizacji niniejszej Umowy, zgodnie z warunkami określonymi w pkt. 9. Regulaminu. W sprawach nieuregulowanych w Umowie oraz w Regulaminie zastosowanie znajdują przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”), a podstawą przetwarzania danych osobowych Klienta jest art. art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

§16

Umowę zawarto w formie elektronicznej pod rygorem nieważności. Wszelkie zmiany umowy wymagają zachowania formy elektronicznej pod rygorem nieważności.

Regulamin świadczenia usług przez Ototax

Obowiązuje od 1.08.2023r.

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejszy Regulamin określa warunki świadczenia usług przez Ototax, stanowi integralną część umowy o świadczenie usług księgowych zawartej pomiędzy Ototax a Klientem, regulując w sposób możliwie najbardziej szczegółowy jej postanowienia.

1.2. Ototax świadczy usługi księgowe, kadrowo-płacowe, doradztwa prawnego dla osób fizycznych,  spółek osobowych, organizacji pozarządowych oraz spółek prawa handlowego w ramach prowadzonej przez nich działalności i/lub działalności gospodarczej oraz usługi wspomagające prowadzenie działalności gospodarczej na rzecz Klienta, na warunkach określonych w zawartej Umowie, niniejszym Regulaminie, Cenniku i szczegółowych opisach, które znajdują się pod adresami internetowymi: https://ototax.pl, https://ototax.cloud zgodnie z powszechnie obowiązującym prawem na terenie Rzeczypospolitej Polskiej.

1.3. Klient zobowiązany jest do zapoznania się z niniejszym Regulaminem oraz do przestrzegania jego postanowień.

2. Definicje

Ilekroć w niniejszym Regulaminie oraz we współpracy pomiędzy Stronami jest mowa o:

2.1. Regulaminie – rozumie się przez to niniejszy Regulamin, który stanowi integralną część Umowy o świadczenie usług księgowych przez Ototax.

2.2. Umowie – rozumie się przez to umowę o świadczenie usług księgowych wymienionych w pkt. 4. niniejszego Regulaminu i zawartej pomiędzy Ototax a Klientem.

2.3. Ototax – rozumie się przez to Krzysztofa Opeldusa prowadzącego Biuro Rachunkowe Ototax, z siedzibą w Pszczynie przy ulicy Sznelowiec 2, 43-200 Pszczyna, NIP: 6272536479, REGON: 242942944 (adres do korespondencji: Biuro Rachunkowe Ototax, ul. Sznelowiec 2, 43-200 Pszczyna).

2.4. ototax.cloud – rozumie się przez to system, będący oprogramowaniem online dostępnym pod adresem internetowym: https://ototax.cloud za pośrednictwem, którego świadczone są usługi realizowane przez Ototax. Ewentualna zmiana nazwy handlowej i/lub adresu tego systemu nie stanowi zmiany zapisów w niniejszym Regulaminie i nie wymaga aneksu, a Strony w przypadku zmiany tej nazwy handlowej i/lub adresu będą posługiwały się nową nazwą handlową i/lub nowym adresem.

2.5. Kliencie – rozumie się przez to korzystającą z usług Ototax osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą na podstawie wpisu do Centralnej Ewidencji I Informacji o Działalności Gospodarczej, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą w formie spółek osobowych, organizację  pozarządową oraz spółkę prawa handlowego, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego.

2.6. Cenniku – rozumie się przez to informację dostępną pod adresem internetowym: https://ototax.pl/cennik, w której Ototax określił funkcjonalność i ceny usług świadczonych przez Ototax na rzecz Klienta oraz zapisy w załączniku „Cennik”, o ile Strony taki załącznik podpisały, a które stanowią integralną część umowy o świadczenie usług księgowych przez Ototax.

2.7. Abonamencie – rozumie się przez to opłatę, która jest pobierana za świadczenie usług przez Ototax na rzecz Klienta, w ramach wybranego pakietu w drodze rejestracji pod adresem internetowym: https://ototax.pl/rejestracja lub w ramach zapisów w załączniku „Cennik”, który stanowi integralną część umowy o świadczenie usług księgowych przez Ototax, o ile Strony taki załącznik podpisały.

2.8. Miesiącu księgowym – rozumie się przez to miesiąc kalendarzowy, którego dotyczy dokumentacja księgowa.

2.9. Dokumencie – rozumie się przez to dokument lub dokumenty sprzedaży i zakupu działalności Klienta oraz inne dokumenty przekazane do Ototax zgodnie z pkt. 8.2. niniejszego Regulaminu, a mające wpływ na rozliczenie Klienta i znajdujące swój zapis w księgach. W przypadku, gdy Klientem jest podmiot co do którego wymaga się prowadzenia pełnej księgowości (księgi handlowe), Dokumentem jest także każde 5. rozpoczętych pozycji na wyciągu bankowym, a liczba pozycji jest liczona zbiorczo dla wszystkich dostarczonych wyciągów bankowych do rozliczenia.

2.10. Dokumencie zagranicznym – rozumie się przez to każdy dokument mający wpływ na rozliczenie Klienta posiadający zapisy w języku obcym tj. innym niż j. polski i/lub wartości wyrażone w walucie obcej tj. innej niż waluta polska (PLN) i/lub posiadający stronę transakcji tj. kontrahenta mającego siedzibę poza terytorium Polski, a także wszelkie dokumenty i zdarzenia związane z rozliczeniem waluty (różnice kursowe).

2.11. PayU – rozumie się przez to operatora płatności, który daje Klientowi możliwość bezpiecznego dokonywania wpłat za usługi Ototax przez Internet.

3. Prawa autorskie

3.1. Autorskie prawa osobiste oraz majątkowe prawa autorskie do składników i treści zawartych w ototax.cloud oraz na stronie internetowej pod adresem: https://ototax.pl, mających charakter utworu w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku, Prawo autorskie, przysługują wyłącznie Ototax.

3.2. Ototax wyraża zgodę na korzystanie przez Klienta z utworów, o których mowa w pkt. 3.1 niniejszego Regulaminu wyłącznie w zakresie koniecznym do realizacji Umowy. Ototax nie przenosi na Klienta majątkowych praw autorskich ani nie upoważnia do wykonywania autorskich praw osobistych do żadnych utworów, jak również nie udziela Klientowi w tym zakresie licencji.

4. Zakres świadczonych usług przez Ototax

4.1. Usługi świadczone przez Ototax realizowane są za pośrednictwem ototax.cloud oraz w oparciu
o pozostałe oprogramowanie wspomagające realizację Umowy zarejestrowane na Ototax.

4.2. W ramach Abonamentu na podstawie dostarczonych przez Klienta Dokumentów za pośrednictwem kanałów opisanych w pkt. 8.2. niniejszego Regulaminu, i kontaktu z Klientem Ototax świadczy następujące usługi:

– Prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR).
– Prowadzenie ewidencji przychodów (ryczałt).
– Prowadzenie ksiąg rachunkowych (księgi handlowe).
– Składanie deklaracji podatkowych drogą elektroniczną (JPK_VDEK).
– Oznaczanie towarów i usług GTU.
– Wyliczanie ZUS Klienta i pracowników.
– Obsługa kadr i lista płac.
– Przekazywanie do ZUS dokumentów ubezpieczeniowych.
– Prowadzenie bilansu oraz rejestru sprzedaży i zakupów VAT.
– Wyliczanie zaliczek na podatek dochodowy.
– Wyliczanie podatku VAT.
– Prowadzenie księgowości dla zwolnionych z VAT.
– Obsługa informacji VAT-UE.
– Księgowanie zagranicznych dokumentów.
– Wyliczanie różnic kursowych.
– Księgowanie kasy fiskalnej.
– Obsługa i rejestr raportów kasowych.
– Prowadzenie ewidencji środków trwałych.
– Amortyzacja środków trwałych.
– Rozliczanie leasingu i kredytów firmowych.
– Księgowanie wydatków na samochód.
– Rozliczenia roczne PIT.
– Sporządzanie sprawozdań finansowych.
– Doradztwo prawne w ramach prowadzonej przez Klienta działalności gospodarczej, z wyłączeniem organizacji i spółek prawa handlowego.
– Świadczenie innych usług, które są niezbędne do realizacji postanowień Umowy.

4.3. Usługi wymienione w pkt. 4.2. niniejszego Regulaminu będą realizowane przez Ototax wyłącznie w ramach prowadzonej przez Klienta jednej działalności. W ramach Abonamentu nie są świadczone usługi będące zastrzeżone dla doradztwa podatkowego w rozumieniu przepisu art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 5 lipca 1996r. o doradztwie podatkowym, a świadczenie takich usług jest możliwe w ramach indywidualnych ustaleń Stron za pośrednictwem wskazanego przez Ototax uprawnionego doradcy podatkowego.

4.4. Poza usługami określonymi w pkt. 4.2. niniejszego Regulaminu Ototax świadczy usługi wspomagające prowadzenie działalności, a jest to m.in. przygotowywanie umów na zamówienie, pomoc w odzyskiwaniu należności. Usługi te mogą być realizowane na rzecz Klienta w ramach indywidualnych ustaleń.

5. Zasady współpracy i korzystanie z ototax.cloud

5.1. Po dokonaniu rejestracji lub zamówienia wybranego przez Klienta Abonamentu, Ototax na adres e-mail Klienta przekaże dane dostępowe do systemu ototax.cloud.

5.2. Dane o których mowa w pkt. 5.1. niniejszego Regulaminu zostaną udostępnione Klientowi w terminie od 60 sekund do 72 godzin licząc od czasu prawidłowej rejestracji Abonamentu, a gdy dokonano zamówienia Abonamentu w ramach indywidualnych ustaleń Stron, w terminie zgodnym z ustaleniem Stron.

5.3. Termin o którym mowa w pkt. 5.2 niniejszego Regulaminu jest uwarunkowany dostępnością usług i narzędzi, które Ototax wykorzystuje w celu aktywacji konta Klienta w systemie ototax.cloud.

5.4. Rozpoczęcie współpracy ma miejsce zgodnie z ustaleniem Stron, a także po pierwszym zalogowaniu przez Klienta do systemu ototax.cloud, dzięki któremu Klient uzyskuje dostęp do narzędzi umożliwiających mu zarządzanie dokumentami jego działalności oraz służących do Komunikacji pomiędzy Ototax a Klientem, takich jak:

– Generowanie dokumentów sprzedaży niezależnie od posiadanego statusu Klienta (Dokumenty VAT i bez VAT).
– Miejsce do przekazywania dokumentów zakupu i innych dokumentów Klienta.
– Własna lista towarów i usług.
– Własna lista kontrahentów.
– Stan rozliczeń działalności Klienta (każdy Miesiąc księgowy).
– Funkcja służąca do Komunikacji pomiędzy Ototax a Klientem.
– Funkcja zamawiania kuriera.
– Inne funkcje wspomagające i mogące przyspieszać pracę Klienta.

5.5. Ototax przystępuje do rozliczenia Miesiąca księgowego Klienta, w momencie otrzymania informacji o gotowości Dokumentów Klienta do zaksięgowania. Klient wyraża gotowość do rozliczenia danego Miesiąca księgowego poprzez użycie przycisku „Zamknij miesiąc” dostępnego dla każdego miesiąca kalendarzowego, po zalogowaniu się do ototax.cloud. Zamknięcie miesiąca przez Klienta jest wymagane każdorazowo niezależnie od wybranej formy dostarczenia Dokumentów opisanej w pkt. 8.2 niniejszego Regulaminu. Po zamknięciu miesiąca wystawianie i edycja Dokumentów sprzedażowych za okres zamknięty nie jest możliwe. Klient ma możliwość otwarcia dowolnego miesiąca kontaktując się z Ototax. Przystąpienie do rozliczenia może mieć także miejsce w sposób odmienny niż opisuje to niniejszy punkt, jeśli Strony ustaliły to w ramach indywidualnych ustaleń.

5.6. W przypadku, gdy liczba Dokumentów zaksięgowanych przez Ototax na rzecz Klienta przekroczy  liczbę 100 pozycji w jednym Miesiącu księgowym, Ototax zastrzega sobie prawo do zmiany ustalonej umową o świadczenie usług księgowych ceny w ramach wspólnych ustaleń Stron (oferta indywidualna).

6. Odpowiedzialność Ototax

6.1. Ototax zobowiązuje się działać zgodnie z powszechnie obowiązującym prawem na terenie Rzeczypospolitej Polskiej oraz z zasadami współżycia społecznego mając na uwadze wspólne dobro Stron.

6.2. Ototax oświadcza, że posiada niezbędną wiedzę, umiejętności oraz infrastrukturę, aby świadczyć usługi opisane w pkt. 4. niniejszego Regulaminu na rzecz Klienta i zobowiązuje się w okresie obowiązywania Umowy realizować je z należytą starannością oraz do utrzymania właściwych i niezbędnych gwarancji i certyfikatów w celu zabezpieczenia interesu Stron.

6.3. Ototax ponosi względem Klienta odpowiedzialność za prawidłowość materialną ewidencji, polegającą na prowadzeniu jej zgodnie ze stanem rzeczywistym oraz prawidłowość formalną ewidencji, polegającą na prowadzeniu jej zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, także ponosi odpowiedzialność za stosowanie odpowiednich przepisów prawnych, obowiązujących w dacie dokonywania stosownych zapisów księgowych, przeprowadzonych przez upoważnione do tego podmioty, uzyskanych od kompetentnych organów podatkowych, bądź opublikowanych w publikacjach fachowych. W związku z odpowiedzialnością wymienioną w niniejszym punkcie, Ototax ubezpieczył swoją działalność od odpowiedzialności cywilnej.

6.4. Ototax nie odpowiada za działania bądź zaniechania działań przez Klienta, za wady powstałe w wyniku nieodpowiedniej pracy Klienta z ototax.cloud oraz za błędy niezależne od Ototax, a związane z niewłaściwym środowiskiem pracy Klienta, jak również za skutki decyzji i działań podejmowanych przez Klienta w związku z realizacją zadań będących przedmiotem Umowy.

6.5. Ototax nie odpowiada za wykonane działania, jeżeli działania te zostały wykonane w oparciu o błędne lub nieprawdziwe informacje lub Dokumenty otrzymane od Klienta lub w wyniku przesłanych informacji lub Dokumentów, które będą niekompletne lub dostarczone po terminie.

6.6. Ototax nie odpowiada za pobieranie podatków i innych danin oraz za dokonywane wpłat na rachunek organów podatkowych, tak samo Ototax nie odpowiada za pobieranie składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne oraz za dokonywanie wpłat na rachunek Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Odpowiedzialność ta leży po stronie Klienta.

6.7. Ototax nie odpowiada za terminowe rozliczenie oraz złożenie deklaracji Miesiąca księgowego Klienta, w przypadku, gdy Klient zalega z opłatami za Abonament oraz za inne zrealizowane usługi powyżej 30 dni.

7. Obowiązki i prawa Klienta

7.1. W trakcie trwania Umowy, jak i w zakresie pracy z ototax.cloud, Klient zobowiązany jest do rejestrowania i przekazywania do Ototax:

– Dokumentów sprzedaży oraz innych Dokumentów przychodowych mających wpływ na rozliczenie Miesiąca księgowego, w tym informacji o sprzedaży nieudokumentowanej.
– Dokumentów zakupu oraz innych Dokumentów kosztowych mających wpływ na rozliczenie Miesiąca księgowego, a w przypadku Dokumentów związanych z zakupem towarów i materiałów do dalszej odsprzedaży, jeśli nie wynika z dokumentów wprost do umieszczenia w lewym górnym rogu widocznej litery „Z”. Jeśli zaś dany Dokument nie kwalifikuje się w całości do zarejestrowania go jako zakup towarów i materiałów do dalszej odsprzedaży, Klient zobowiązany jest do umieszczenie widocznej litery „Z”, po lewej stronie obok właściwych pozycji kosztowych Dokumentu, które kwalifikują się jako zakup towarów i materiałów. Ponadto Klient jest zobowiązanych do innych adnotacji na Dokumentach, które mogą mieć wpływ na prawidłowe rozliczenie Miesiąca księgowego.
– Informacji dotyczących rozliczenia składek Klienta i jego pracowników (Klient jest zobowiązany do utrzymania aktywnego konta ZUS PUE).
– Umów zleceń i umów o dzieło.
– Ewidencji przebiegu pojazdów.
– Ewidencji czasu pracy niezbędnej do sporządzenia listy płac.
– Informacji o środkach trwałych, a w przypadku dokonywania zakupów i przekazywania Dokumentów do istniejących w ewidencji środków trwałych, dostarczenia opisu, który pozwoli na stwierdzenie do jakiego środka trwałego dotyczy dany zakup oraz jaki ma on charakter tj. ulepszenie (modernizowanie, przebudowanie, odbudowanie, nadbudowanie), czy remont tj. wymiana elementu zużytego, bądź zepsutego.
– Remanentu w formie spisy z natury z uwzględnieniem ilości i cen w spisie.
– Wszelkich informacji w ustalonych terminach, które mogą mieć wpływ na rozliczenie Klienta i świadczone usługi na jego rzecz, w sposób szczegółowy i zgodny ze stanem faktycznym.

7.2. Klient zobowiązany jest do zamknięcia z ustalonych terminach każdego Miesiąca księgowego zgodnie z pkt. 5.5. niniejszego Regulaminu.

7.3. Klient zobowiązany jest do regulowania swoich zobowiązań na rzecz Urzędu Skarbowego, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, kontrahentów i innych podmiotów wykazanych w Miesiącu księgowym, w ramach dostarczonych przez Klienta Dokumentów.

7.4. Klient zobowiązany jest do regulowania zobowiązań w obowiązujących na Dokumentach terminach, a w przypadku nieuregulowania którekolwiek z Dokumentów, Klient zobowiązany jest do poinformowania Ototax o braku płatności za Dokument kosztowy nie później niż w terminie 60 dni od daty terminu płatności każdego nieopłaconego przez Klienta Dokumentu.

7.5. Klient zobowiązany jest do posiadania oryginałów Dokumentów i przechowywania ich przez okres minimum 5 lat, licząc od początku roku następującego po dacie wystawienia danego Dokumentu. Klient jest zwolniony z przechowywania oryginału Dokumentu, gdy Dokument został przekazany w wersji oryginalnej do Ototax na czas przechowywania tego Dokumentu przez Ototax.

7.6. Klient zobowiązany jest do złożenia niezbędnych pełnomocnictw i przesłania do Ototax potwierdzenia ich złożenia, upoważniających Ototax do wysyłek deklaracji i formularzy (pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej – UPL-1 oraz pełnomocnictwo do załatwiania spraw w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych – ZUS-PEL) Miesięcy księgowych oraz do złożenia aktualizacji formularza CEIDG-1 w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą lub formularza NIP-8 w przypadku podmiotów posiadających osobowość prawną poprzez aktualizację rubryki „Podmiot prowadzący dokumentację rachunkową wnioskodawcy”. Ototax w okresie obowiązywania Umowy przekaże Klientowi właściwe wskazówki niezbędne do wprowadzania zmian w zakresie niniejszego punktu, a Klient jest upoważniony do wyboru pełnomocnictw, zakresu i terminu ich obowiązywania.

7.7. Nadanie pełnomocnictw o których mowa w pkt. 7.6 niniejszego Regulaminu jest równoznaczne
z obsługą czynności przez Ototax na rzecz Klienta w ramach świadczonych usług przez Ototax powiązanych z Umową i niniejszym Regulaminem. Z kolei brak nadania pełnomocnictw o których mowa w pkt. 7.6 niniejszego Regulaminu jest równoznaczne z obsługą tych czynności przez Klienta.

7.8. Klient zobowiązany jest do składania wszystkich innych deklaracji i formularzy niż PIT, VAT, ZUS, a związanych z prowadzoną działalnością Klienta, które nie wchodzą w zakres usług Ototax lub deklaracji i formularzy PIT, VAT, ZUS, co do których Klient nie upoważnił Ototax, zrezygnował z przekazywania w ramach Umowy, bądź nie zostały przekazane przez Ototax z winy Klienta.

7.9. Klient zobowiązany jest do rzetelnego i terminowego przekazywania Dokumentów oraz opłacania Abonamentu, a obowiązującym Strony terminem jest dzień faktycznego wpływu Dokumentów lub płatności do Ototax.

7.10.Klient zobowiązany jest do utrzymywania aktualnych danych kontaktowych oraz niezwłocznych odpowiedzi na zadawane w ramach Umowy pytania ze strony Ototax, a mające wpływa na rozliczenie Miesiąca księgowego.

7.11.Klient ma prawo do złożenia reklamacji drogą e-mail lub za pomocą kanału Q&A w systemie ototax.cloud, a Ototax zobowiązuje się do rozpatrzenia reklamacji w terminie 30 dni od jej złożenia.

8. Zasady przekazywania Dokumentów, ich ewidencjonowania i przechowywania

8.1. W ramach świadczenia usług wynikających z Umowy obowiązują następujące terminy:

8.2. Klient może dostarczyć Dokumenty do Ototax:

– Drogą online przy użyciu bezpiecznej chmury, po zalogowaniu się do ototax.cloud, w zakładce „Moja księgowość”.
– Za pośrednictwem ubezpieczonej przesyłki kurierskiej, w ramach opłaconego Abonamentu i funkcji „Zamów kuriera” dostępnej w ototax.cloud po zalogowaniu (Klientowi przysługuje jedno bezpłatne zamówienie kuriera w każdym miesiącu obowiązywania Umowy, zaś każde kolejne zamówienie po stronie Klienta, zostanie rozliczone zgodnie z Cennikiem).
– Osobiście, po wcześniejszym umówieniu, w godzinach pracy Ototax.

8.3. Przekazując Dokumenty do Ototax, Klient oświadcza, że są one zgodne ze stanem faktycznym, a w przypadku przekazania Dokumentów, które nie są oryginałami, Klient oświadcza, że są one zgodne z oryginałami będącymi w jego posiadaniu. Ponadto przekazanie Dokumentu do rozliczenia jest równoznaczne z odpowiedzialnością Klienta do spełnienia świadczenia wynikającego z treści Dokumentu tj. jego opłacenia względem kontrahenta, a w przypadku braku opłacenia Klient ponosi odpowiedzialność i zobowiązanie do poinformowania Ototax o nieuregulowanych należnościach zgodnie z pkt. 7.4 niniejszego Regulaminu.

8.4. W przypadku przekazania przez Klienta oryginalnego Dokumentu, Ototax zobowiązuje się do jego przechowywania w trakcie obowiązywania Umowy, zachowując zasady bezpieczeństwa przewidziane w związku z przechowywaniem dokumentacji księgowej oraz zwrotu oryginalnych Dokumentów zgodnie z pkt. 11.7. niniejszego Regulaminu. Ototax jest uprawiony do zwrotu oryginalnych Dokumentów również po zakończeniu roku podatkowego, a Klient jest zobowiązany do ich przyjęcia.

8.5. Dokumenty są ewidencjonowane i przechowywane elektronicznie zgodnie z §10 Umowy oraz zasadami księgowości obowiązującymi na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, a oryginały Dokumentów są przechowywane zgodnie z pkt. 7.2. i pkt. 8.4. niniejszego Regulaminu.

9. Komunikacja oraz poufność informacji i danych osobowych

9.1. Strony ustalają za podstawową formę komunikacji wymianę wiadomości za pomocą funkcji Q&A oprogramowania ototax.cloud. Komunikacja pomiędzy Ototax a Klientem odbywa się również drogą e-mail, telefoniczną oraz korespondencyjną na dane wskazane przez Ototax dostępne pod adresem internetowym: https://ototax.pl/kontakt oraz za pośrednictwem danych wskazanych przez Klienta, przy użyciu informacji zapisanych w ototax.cloud, w zakładce „Mój profil”, w sekcji „Dane do kontaktu z Ototax”.

9.2. Strony zobowiązują się do zachowania w tajemnicy wszystkich informacji nie mających charakteru ogólnodostępnego, a ponadto Ototax zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy informacji dotyczących Klienta oraz jego kontrahentów, uzyskanych w ramach Umowy lub w związku z realizacją zadań wykonywanych na rzecz Klienta, z zastrzeżeniem pkt. 9.4. niniejszego Regulaminu.

9.3. Zachowanie poufności o której mowa w niniejszego Regulaminu nie obowiązuje w przypadku konieczności ujawnienia posiadanych informacji w wyniku obowiązujących przepisów prawa lub Umowy, a Ototax zostanie zobowiązany do ich ujawnienia przez organ administracji państwowej.

9.4. Na podstawie Umowy może dochodzić do wzajemnego przekazywania danych osobowych należących do każdej ze Stron jako administratora tych danych, zawartych w Umowie i innych dokumentach z nią związanych, w szczególności w systemach elektronicznych, w tym Ototax, wskazujących na rodzaj danych osobowych podlegających przetwarzaniu, tj. przede wszystkim dane identyfikacyjne pracowników lub współpracowników Klienta, wyłącznie w zakresie i celu niezbędnym do realizacji Umowy i na okres jej obowiązywania, aż do przedawnienia roszczeń mogących z niej wyniknąć.

9.5. Klient oświadcza, że:

– spełnił warunki legalności przetwarzania danych osobowych mogących podlegać przekazaniu na podstawie Umowy,
– w przypadku przekazania danych osobowych, o których mowa w ust. 1 powyżej, będą one przekazywane i przetwarzane we własnym imieniu i interesie każdej ze Stron, wyłącznie dla potrzeb wykonania Umowy. Ototax uprawniony jest do przetwarzania danych w zakresie lub celu wykonania Umowy.

9.6. Dostęp do danych osobowych i ich przetwarzanie będzie się odbywać się z zastrzeżeniem dopełnienia wymogów wynikających z obowiązujących przepisów prawa, w szczególności zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

9.7. Ototax oświadcza, iż w celu ochrony danych osobowych stosować będzie środki zabezpieczające dane osobowe, w szczególność ich poufność i integralność, o których mowa w obowiązujących wymaganiach prawnych w obszarze ochrony danych osobowych.

9.8. Strony zobowiązują się współpracować w wywiązywaniu się z obowiązków odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw wynikających z obowiązujących przepisów prawa z zakresu ochrony danych osobowych, jak i w kwestii zgłaszania naruszeń ochrony danych osobowych organowi nadzorczemu oraz zawiadomieniu osoby, której dane dotyczą.

9.9. Strona otrzymująca dane jest zobowiązana do każdorazowego informowania osoby odpowiedzialnej za ochronę danych osobowych u drugiej Strony o incydentach i naruszeniach bezpieczeństwa danych osobowych przekazanych na podstawie Umowy, administrowanych przez drugą Stronę.

10. Wynagrodzenie za świadczone usługi i możliwość ich zawieszenia

10.1. Wynagrodzenie za usługi świadczone przez Ototax pobierane jest zgodnie z Cennikiem umieszczonym na stronie internetowej pod adresem: https://ototax.pl/cennik, postanowieniami Umowy i niniejszego Regulaminu, w tym na podstawie załącznika do Umowy „Opłata za Abonament oraz podstawowe usługi Ototax”, o ile Strony taki załącznik podpisały oraz w ramach indywidualnych ustaleń Stron.

10.2. Opłata za Abonament generowana jest pierwszego dnia miesiąca, z terminem płatności na ostatni dzień miesiąca za każdy Miesiąc księgowy, a w przypadku, gdy Klient zarejestrował się do usługi w trakcie miesiąca i jednocześnie zleca Ototax rozliczenie Miesiąca księgowego, który jest wcześniejszy lub tożsamy z miesiącem rejestracji do usługi to opłata za Abonament jest generowana także za każdy Miesiąc księgowy zlecony do rozliczenia. Opłaty za usługi dodatkowe wynikające z Cennika lub ustaleń Stron są generowane z terminem płatności, który przypada na najbliższy do opłacenia przez Klienta Abonament lub z terminem ustalonym przez Strony w ramach porozumienia. Saldo rozliczeń jest dostępne w systemie ototax.cloud w zakładce „Płatności”, chyba, że Strony ustaliły inaczej to wtedy obowiązują indywidualne ustalenia. Płatność za usługi o których mowa w niniejszym punkcie jest możliwa online poprzez bezpieczne płatności w ramach współpracy pomiędzy Ototax a operatorem płatności PayU (przelewem elektronicznym, blikiem, kartą płatniczą, Google Pay, Apple Pay, a także innymi zaufanymi metodami płatności) lub tradycyjnie na konto bankowe Ototax. Faktura VAT za usługi Ototax realizowane na rzecz Klienta są generowane systemowo po opłaceniu usługi i automatycznie rozliczane w ramach świadczonej przez Ototax na rzecz Klienta usługi rachunkowej, zgodnie z wybraną przez Klienta formą opodatkowania.

10.3. Informacja o płatnościach za usługi może także zostać przekazana Klientowi w ramach powiadomień w systemie ototax.cloud, drogą e-mail na adres podany do kontaktu z Ototax, drogą SMS na podany w ototax.cloud numer telefonu do kontaktu z Ototax, a Klient jest zobowiązany uregulować płatność również w przypadku, gdy nie uzyska informacji o płatności, w związku z obowiązującą Strony Umową i comiesięcznym cyklem rozliczeń, w ustalonej stawce za Abonament i dniem płatności opisanym w pkt. 10.2. niniejszego Regulaminu, a w przypadku opóźnień w rozliczeniach, Ototax jest uprawniony do naliczania odsetek ustawowych.

10.4. Brak dostarczenia Dokumentów przez Klienta dotyczących dowolnego Miesiąca księgowego nie zwalnia Klienta od ponoszenia opłaty za Abonament oraz za inne usługi, z których Klient korzystał. W takim przypadku Klient zobowiązany jest do wnoszenia opłaty za każdy miesiąc kalendarzowy obowiązywania Umowy zgodnie z pkt. 10.2. niniejszego Regulaminu.

10.5. W przypadku zaksięgowania przez Ototax większej ilości Dokumentów w Miesiącu księgowym niż wynika to z obowiązującego Klienta Abonamentu, jak i w przypadku pozostałych usług dodatkowych świadczonych na rzecz Klienta, a nie wchodzących w zakres Abonamentu, Klient zobowiązany jest do wniesienia opłaty za świadczenie usług dodatkowych, zgodnie z Cennikiem lub indywidualnym ustaleniem Stron w terminie opisanych w pkt. 10.2 niniejszego Regulaminu.

10.6. Zmiana rodzaju Abonamentu na niższy lub wyższy jest możliwa w dowolnym momencie trwania Umowy, poprzez zgłoszenie zmiany przez Klienta za pomocą systemu ototax.cloud, a zmiana będzie obowiązywać od następnego pełnego miesiąca kalendarzowego.

10.7. W przypadku zawieszenia wykonywanej działalności przez Klienta, istnieje możliwość zawieszenia Abonamentu i dalszego rozliczania Miesięcy księgowych przez Ototax na zasadach określonych w Cenniku. Zawieszenie wykonywania działalności musi być widoczne w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) na dzień zgłoszenia zawieszenia Abonamentu do Ototax. Zmiana będzie obowiązywać od następnego pełnego miesiąca kalendarzowego. W przypadku zawieszenia Abonamentu niektóre funkcje systemu ototax.cloud mogą być ograniczone, a ich przywrócenie jest możliwe wyłącznie w momencie wniesienia pełnej opłaty za wybrany Abonament przez Klienta. Niniejszy punkt znajduje zastosowanie w przypadku Klientów będących osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą i dotyczy wyłącznie okresów, kiedy działalność była zawieszona przez pełny miesiąc kalendarzowy.

10.8. Klient ponosi w pełnej wysokości wszelkie koszty mogące wynikać z opłat skarbowych od złożonych pełnomocnictw, czy w związku ze świadczeniem usług, a związanych z innymi opłatami skarbowymi, publicznoprawnymi, administracyjnymi czy sądowymi.

10.9. Wszelkie kody zniżkowe obniżają wyłącznie opłaty za Abonament, a Klient skorzystać z kodu zniżkowego może tylko raz. Kody zniżkowe są ważne przez 12 miesięcy od daty aktywacji danego kodu zniżkowego podczas rejestracji wybranej usługi i nie mają zastosowania do usług dodatkowych świadczonych przez Ototax. Kody zniżkowe mają zastosowanie w przypadku Klientów będących osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą. Jeśli zakres oraz termin ważności kodu zniżkowego powiązany jest z indywidualnym regulaminem Ototax to ważność oraz zakres tego kodu zniżkowego określa indywidualny regulamin.

11. Rozwiązanie umowy

11.1. Klient ma prawo do odstąpienia od Umowy w terminie 14 dni od jej zawarcia bez podawania przyczyny.

11.2. Każda ze Stron może rozwiązać Umowę z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego, z zastrzeżeniem pkt. 11.1. niniejszego Regulaminu co do którego niniejszy punkt nie ma zastosowania. W przypadku rozwiązania umowy w okresie zawieszenia usługi o której mowa w pkt. 10.7. niniejszego Regulaminu, obowiązuje jednomiesięczny okres wypowiedzenia, w ramach opłaty abonamentowej, jaka obowiązywała Klienta bezpośrednio przed okresem zawieszenia usługi.

11.3. Odstąpienie od Umowy o którym mowa w pkt. 11.1. niniejszego Regulaminu i rozwiązanie Umowy o którym mowa w pkt. 11.2. niniejszego Regulaminu wymaga formy pisemnej złożonej drogą elektroniczną lub tradycyjną. Oświadczenie o odstąpieniu i rozwiązaniu Umowy Klient może złożyć na adres e-mail: , po zalogowaniu do systemu ototax.cloud z wykorzystaniem funkcji Q&A lub pisemnie na adres Ototax do kontaktu i korespondencji wskazany w Umowie. Przy odstąpieniu Klient może skorzystać z gotowego formularza odstąpienia, który stanowi załącznik do niniejszego Regulaminu.

11.4. Odstąpienie od Umowy o którym mowa w pkt. 11.1. niniejszego Regulaminu i rozwiązanie Umowy o którym mowa w pkt. 11.2. niniejszego Regulaminu nie wiąże się z kosztami dla Klienta, ale Klient jest zobowiązany do uregulowania opłat za usługi Ototax, które wystąpiły, a z których Klient korzystał do czasu odstąpienia od Umowy lub rozwiązania Umowy, jeśli te nie zostały jeszcze rozliczone lub były realizowane na żądanie Klienta, a wiązały się z dodatkową odpłatnością wskazaną w Cenniku lub w ramach indywidualnych ustaleń Stron.

11.5. Ototax jest upoważniony do rozwiązania Umowy bez okresu wypowiedzenia w przypadku, gdy Klient zalega z płatnościami na rzecz Ototax powyżej 30 dni oraz w przypadku, gdy działania Klienta w sposób celowy i zamierzony prowadzą do naruszeń przepisów obowiązujących na terenie Rzeczypospolitej Polskiej.

11.6. Po rozwiązaniu Umowy dane oraz Dokumenty Klienta znajdujące się w systemie ototax.cloud zostaną dezaktywowane. Klient jest zobowiązany do pobrania i zabezpieczenia danych i Dokumentów we własnym zakresie przed ich dezaktywacją tj. nie później niż w ostatnim dniu obowiązywania Umowy.

11.7. Po rozwiązaniu Umowy, Ototax w ciągu 30 dni od daty zakończenia Umowy odsyła na adres Klienta ubezpieczoną przesyłką kurierską wszystkie oryginały Dokumentów, które zostały przekazane przez Klienta w czasie obowiązywania Umowy. W przypadku nieodebrania przesyłki przez Klienta, Ototax nie ponosi odpowiedzialności za Dokumenty Klienta.

12. Postanowienia końcowe

12.1. Ototax zastrzega sobie możliwość wprowadzania zmian w Cenniku oraz w niniejszym Regulaminie, o których każdorazowo poinformuje Klienta. Zmieniony Cennik i Regulamin umieszczany jest na stronie internetowej Ototax wraz z informacją, która wskazuje od kiedy Cennik i Regulamin obowiązuje, a w przypadku zmian obowiązujących w załączniku „Opłata za Abonament oraz podstawowe usługi Ototax”, o ile Strony taki załącznik podpisały. Zmiana nastąpi poprzez przekazanie Klientowi przez Ototax aktualnego załącznika o zmienionym zakresie.

12.2. Zmiana Cennika i niniejszego Regulaminu może nastąpić w szczególności z przyczyn organizacyjnych Ototax, w ramach usprawnienia procesów i zmian technologicznych, jak również w przypadku zmian w obowiązującym prawie.

12.3. W przypadku akceptacji przez Klienta nowego Cennika lub treści nowego Regulaminu Ototax będzie świadczył usługi na zasadach określonych w nowym Cenniku i Regulaminie, a Klient jest zobowiązany stosować postanowienia nowego Cennika i Regulaminu.

12.4. Brak akceptacji nowego Cennika i Regulaminu przez Klienta jest jednoznaczny z rozwiązaniem Umowy, ze skutkami opisanymi w niniejszym Regulaminie.

12.5. W przypadku zakończenia współpracy i rozwiązania Umowy, Ototax zastrzega sobie prawo  do przechowywania danych Klienta dla celów związanych z rozpatrywaniem sporów, skarg i roszczeń związanych z korzystaniem z usług, przez ustawowy okres ściśle powiązany z przedawnieniem roszczeń.

12.6. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się odpowiednie przepisy prawa zgodnie z §13 oraz §14 Umowy.

12.7. Załączniki, które stanowią integralną część niniejszego Regulaminu:

– Formularz odstąpienia od Umowy znajdujący się pod adresem internetowym
https://ototax.pl/dokumenty/Formularz-odstapienia-od-Umowy.pdf

– Cennik znajdujący się pod adresem internetowym:
https://ototax.pl/cennik